倉庫管理如何做到帳物一致？

時間：2022-12-25 00:27:53來源：lenglian欄目：冷鏈倉儲閱讀：

倉庫管理員管理倉庫的就是要保障倉庫貨物帳物一致，只有帳物一致才能保障企業的生產運作，節省倉儲成本。原材料從出庫到生產至成品，這一流通環節中都存在損耗。以少聚多、日積月累，損耗就像一只貪婪的老鼠吞噬著公司的成本，不容忽視。加強倉庫日常盤點是控制與掌握損耗的最佳辦法。如何盤點？
我就結合工作實際推介如下方法：
1.分區盤點法：依倉庫物件擺放順序A、B、C……..按順序儲位編號依次盤點。倉管員根據工作量靈活利用時間對所管物件有序的展開盤點。
2.定時盤點法：針對用量少出庫頻率高的材料，依出庫頻率定時的進行盤點，盤點頻率可以是幾天或一周。
3.最少存量盤點法：當某物件平時的存量比較多，而有時存量變少時應予于盤點。例如根據進料批號，待每批存量為最少時加以盤點，可以及時發現問題，找出產生損耗之原因。倉管員要善于抓住原材料入庫、儲存、出庫的時機，活用以上盤點方法或者總結成綜合盤點法，就能隨時發現問題，找出帳物差異之原因。如果忽視日常之盤點，完全依賴公司的例行盤點，問題發生了再查找原因，不僅困難且作用不大，因為損耗已經形成。亡羊補牢，為時不晚。從現在開始，從平時抓起。相信每個倉管員都能有效管理倉庫，確保帳物一致。
第一步：收集倉庫物品資料這一步要求倉庫人員與采購人員互相配合，對倉庫的到貨檢驗、入庫、出庫、調撥、移庫移位、庫存盤點等各個作業環節的數據進行數據采集，不但整理出倉庫物品名稱，而且要盡量使用物品名稱的簡化稱呼。而且物品名稱的明細程度要高，一般來說都有名稱、規格型號、數量、顏色、價格等。
第二步：整理數據，分區分工一般企業倉庫都有幾大區域：包裝用料、五金、辦公用品、其它物品等應將它們分區域管理盤點。將物品名稱歸類、整理，制訂出相應的編號、帳頁號、標識卡，將常用的物品放在倉庫隨時能取的地方，保證倉庫管理各個作業環節數據輸入的效率和準確性，確保企業及時準確地掌握庫存的真實數據，合理保持和控制企業庫存。
第三步：現場規劃根據倉庫的空間大小，進行倉庫規劃，將倉庫分區。充分利用空間，例如制訂相應的貨架，并且要考慮到倉庫的最高庫存量?，F場規劃不能忽視，雖然只是一個小小倉庫規劃，但如果規劃得不理想，如果空間足夠，那就事小，如果到整理倉庫、物品入倉擺放的時候才發現空間不夠，那么，不但浪費了時間還浪費了人力。規劃時應注意幾點：重要、常用的物品先規劃;體積大的物品應先考慮數量的多少；易燃、易爆、易霉的東西要嚴格按照安全生產管理來規劃。
第四步：整理倉庫按照已劃分好的區域、貨架，將已經歸類的物品對號入座，應在擺放物品時盤點數量，這樣有便于庫存登記，而且這樣可以省去再統計物品的時間。要求物品擺放整齊，名稱、規格型號清晰，數量準確，最終將倉庫整理一步到位。
第五步：建立臺帳根據盤點數據，按照不同的物品名稱建立倉庫臺帳，細心登記每天倉庫物品的出入庫、結存情況；并嚴格控制單據的出倉、入倉、領料的填寫，盡量控制漏單情況出現。帳目清晰、準確與否，可以反映出企業經營狀態是否可以健康地成長！試想，一盤亂透的帳，看不明白小事，但是，這盤帳會直接影響企業每個部門的運作，影響企業的持續發展經營。倉庫的工作煩瑣需要細致對待，細心管理。對倉庫人員的要求高才能保證企業的正常的運作，數量的準確性，備料、購料中的及時性都直接影響到企業的生產運作。所以需要我們倉庫人員做到“精、準、穩”的工作標準，擔負好倉庫主管的重任。
1.編碼檔案編碼檔案管理指由用戶建立編碼檔案的工作。設置完賬套的參數后，在錄入各賬簿期初余額之前，應先設置相關的編碼。所謂編碼，是指您單位比較固定的數據資料，比如部門.職員.客戶.供應商.商品等。這些資料，您在進行單據處理或賬表查詢時，會經常重復使用。有類別管理的有商品.供應商.客戶。所謂編碼類別，是對項目進行分類，例如商品類別，它類似于商品級次管理，只是它將商品非明細級次單獨拿出來，作為單獨的一類級次編碼進行管理。這樣在編碼卡片編碼號中，您可不考慮級次的編碼的內容，可盡量將編碼設置得簡單些。而在卡片中，通過一個項目選擇編碼對應的的編碼類別，同樣可達到級次管理的目的。有編碼級次管理的有倉庫貨位.部門及上述的類別編碼，級次的上下關系是通過"-"區別的，比如："01"為服裝類，"01-01"為服裝下的衣帽類，以此類推。沒有類別及級次管理的編碼有職員.外幣匯率.付款方式。編碼檔案管理主要有以下內容：計量單位商品編碼檔案倉庫貨位編碼檔案部門職員編碼檔案供應商編碼檔案客戶編碼檔案外幣匯率編碼檔案付款方式編碼檔案自定義項目編碼檔案
2.期初建賬期初建賬指您初次使用時，建立各賬簿期初余額的工作。如果您首次使用本系統，一定要在建立編碼之后錄入單據之前進行期初余額錄入，內容和方法如下：建立商品賬期初余額建立應付款賬期初余額建立應收款賬期初余額
3.采購業務采購業務包括：采購訂貨.采購入庫.采購發票管理。
（1）采購訂貨采購訂貨：指您在購買商品時，通過與供貨單位簽定合同，確定購進商品.代銷商品的業務活動。采購訂貨處理：它是通過系統內的采購訂單進行處理的。系統內的采購訂單是記錄您與供應商簽定采購和受托代銷合同.訂單的主要信息的單據。采購訂單用途：它的用途是記錄采購和受托代銷合同.訂單的主要內容，可生成采購入庫單或受托代銷入庫單，反映監督到貨情況，可以隨時查詢了解合同.訂單的執行情況。
（2）采購入庫采購入庫業務：指您從供應商采購商品及對采購商品驗收入庫的業務，它是通過系統內的采購入庫單處理的。采購入庫處理：實際采購業務中的采購入庫，采購退貨.直運采購.直運采購退貨.采購退補價等業務，均通過系統內的采購入庫單進行處理，采購入庫單是記錄采購商品信息和采購商品入庫信息的單據。采購入庫單用途：它記錄采購商品信息，同時記錄商品入庫業務信息，它又是進行采購結算的依據。通過它可隨時查詢統計采購的商品和商品驗收入庫情況.退貨情況。
（3）采購發票采購發票：指您接到各供應商轉來的增值稅發票.普通發票及其所附清單等原始票據。發票處理：原始采購票據是通過系統內采購發票進行處理的。系統內的采購發票是記錄您接到的各供應商轉來的采購原始票據信息的單據。發票用途:通過它可記錄原始采購票據的信息，可隨時查詢統計采購發票數據。可由采購入庫單.受托結算單生成，以反映和監督發票對應的入庫情況和受托代銷商品結算情況。
4.銷售業務銷售業務包括銷售報價業務.促銷業務.銷售訂貨.銷售出庫.銷售發票管理。
（1）銷售訂貨銷售訂貨：指您在商品銷售時，通過與客戶簽定合同，確定銷售商品.委托代銷商品的業務活動。銷售訂貨處理：它是通過系統內的銷售訂單進行處理的。系統內的銷售訂單是記錄您與客戶簽定銷售和委托代銷合同.訂單的主要信息的單據。銷售訂單用途：它的用途是記錄銷售和委托代銷合同.訂單的主要內容，可生成銷售出庫單或委托代銷出庫單，反映監督發貨情況，可以隨時查詢了解合同訂單的執行情況。
（2）銷售出庫銷售出庫業務：指您銷售給客戶商品及對商品驗貨出庫的業務。銷售出庫處理：實際銷售業務中的銷售出庫.銷售出庫商品簽收.銷售退回.直運銷售.直運銷售退貨.銷售退補價等業務，是通過系統內的銷售出庫單進行處理的。銷售出庫單是記錄您銷售貨物及驗貨出庫和銷售退回.銷售退補價信息的單據。銷售出庫單用途：它記錄銷售出庫業務的信息，同時它又是進行銷售結算的依據。通過它可隨時查詢統計銷售商品和商品驗貨出庫情況.退回情況。
（3）銷售發票銷售發票：指您給客戶開具的增值稅發票.普通發票及其所附清單等原始票據。發票處理：原始銷售票據是通過系統內銷售發票處理的。系統內的銷售發票是記錄您開具給各客戶的原始銷售票據信息的單據。發票用途:通過它可記錄原始銷售票據的信息，可隨時查詢統計銷售業務數據?？捎射N售出庫單.受托結算單生成，以反映和監督發票對應的發貨出庫情況。
（4）銷售報價銷售報價:銷售業務中，向客戶報價較為頻繁及重要。此處的報價業務管理，可通過動態參照數據，如客戶的應收賬款.商品庫存數.參考售價.最低報價限額等確定報價。您也可參照歷史交易數據.歷史報價數據等參照確定報價。有關報價信息，您還可在賬表查詢中查詢。您在主菜單中單擊【購銷調存】功能，然后在其下級菜單中單擊【銷售業務】，再單擊【報價單】功能即可。
（5）促銷業務促銷單:利用節假日促銷打折，是商家常用的促銷策略，為了滿足一些公司或超市在一些特定的日期（如五一.國慶節.元旦）對全部或部分商品采用特殊銷售價格的要求，本系統提供了限時促銷功能。您在主菜單中單擊【購銷調存】功能，然后在其下級菜單中單擊【銷售業務】，再選中【促銷單】即可。在促銷單中設置了商品的促銷價.促銷期限，在編輯銷售單時系統會自動帶出促銷價，過了促銷期又自動恢復原商品設定價。
5.庫存業務其他入庫：錄入非采購商品入庫的數據。（采購商品入庫在采購入庫單處理），他登記庫存商品明細賬和倉庫貨位商品賬。其他出庫：錄入非銷售商品出庫的數據。（銷售商品出庫在銷售出庫單處理），他登記庫存商品明細賬和貨位商品賬。組裝拆卸：如已在商品卡片中建立了“商品部件”，則該商品可使用組裝拆卸單，他登記庫存商品明細賬和貨位商品賬。商品調撥：錄入商品在企業內部各倉庫間調撥的數據，他登記貨位商品明細賬。商品調價：他只是統一調整商品卡片中的批發價格，他實際上不登記庫存商品明細賬，只對賬中的數據起參考作用。商品盤點：錄入倉庫實物盤點的數據，他生成其他出入庫單。受托代銷業務：系統內的受托代銷業務包括：受托代銷商品入庫處理.受托代銷商品結算處理.受托代銷商品相關的賬簿。委托代銷業務：系統內的委托代銷業務包括：委托代銷商品出庫處理.委托代銷商品結算處理.委托受托代銷商品相關的賬簿。商品成本核算：當您需要進行商品成本核算時，只要選擇商品即可按您在賬套設置中選定的方法進行成本核算，見商品成本核算處理的介紹。
（1）其他入庫其他入庫：指各種非購進商品入庫的業務。如借入商品入庫.接受捐贈商品入庫.盤盈商品入庫及其他形式的非購進商品入庫的業務。入庫處理：其他非購進商品入庫業務是通過系統內的其他入庫單進行處理的。其他入庫單是記錄“捐贈.借入”等各種非購進商品入庫信息的單據。用途：他的用途是記錄發生的各種非購進商品入庫的信息。可對“盤盈.捐贈.借入”等非購進業務管理，可隨時查詢統計非購進入庫業務數據。
（2）其他出庫其他出庫：指各種非銷售商品出庫的業務。如借出商品.捐贈商品出庫.盤虧商品出庫.及其他形式的非銷售商品出庫業務。出庫處理：其他非銷售商品出庫業務是通過系統內的其他出庫單進行處理的。其他出庫單是記錄“盤虧.捐贈.借出”等各種非銷售商品出庫信息的單據。用途：他的用途是記錄發生的各種非銷售商品出庫的信息。通過他可對“盤虧.捐贈.借出”等非銷售出庫業務進行管理，可隨時查詢統計非銷售出庫業務數據。
（3）商品調撥商品調撥：指商品在企業內部各倉庫之間調入.調出的業務。調撥處理：企業內部倉庫貨位間調撥商品的業務是通過系統內的商品調撥單進行處理的，他是記錄商品在企業內部各倉庫之間調撥信息的單據。單據用途：他的用途是記錄商品在各倉庫間調入.調出的信息。通過他可對調撥業務進行管理，可隨時查詢統計調入.調出業務數據。
（4）商品調價商品調價：指您調整商品售價的業務。調價處理：成批或單個調整商品售價是通過系統內商品調價單進行處理的。用途：他的用途是記錄企業對商品售價進行調整的信息，僅調整商品卡片中的參考售價。
（5）組裝拆卸商品組裝拆卸：指用散件組裝成商品和單個商品組成一個套裝商品的業務，或者是將商品拆成散件和將整套商品拆成單個商品的業務。組裝拆卸處理：假如您有組裝拆卸商品的業務，或者有組套.拆套的業務，您就用系統內的組裝拆卸單進行處理。組裝拆卸單是記錄企業對商品進行組裝拆卸或組套.拆套信息的單據。組裝拆卸用途:他的作用是記錄企業對商品進行組裝拆卸或組套.拆套的信息，形成組裝拆卸類的出入庫。組裝拆卸業務示例：如用主機板.CPU.內存條.硬盤.軟驅.多功能卡.電源.顯示器等組裝計算機。通過錄入商品組裝拆卸單，就可完成對商品組裝拆卸的管理。如您想套裝一種化妝品禮盒，組成禮盒的部件商品為250毫升洗發液1瓶.200毫升洗浴液1瓶.香皂1塊.洗面奶1瓶。通過錄入商品組裝拆卸單，您就可記錄“套裝禮盒”與組成他的具體商品之間的數量關系信息，隨時查詢統計商品組裝拆卸產生的商品其他出入庫情況。
（6）商品盤點商品盤點：指對企業各倉庫貨位的商品結存數量進行實地盤點的業務。盤點處理：對倉庫貨位的商品實地盤點的結果，是通過系統內的盤點單進行處理的。盤點單是記錄各倉庫貨位商品盤點信息的單據。盤點用途：他可記錄對各部門.各個倉庫的商品分批進行盤點的信息，確定商品盈虧的數量，監督商品賬存.實存的相符情況。盤點單的盈虧結果，形成商品其他出入庫的數據。
（7）受托代銷業務通過受托入庫單錄入期初結存的受托代銷商品。如需管理訂單，則錄入采購訂單，記錄受托代銷商品的訂貨信息。受托商品到貨后，錄入受托入庫單或由訂單生成受托入庫單。受托代銷入庫單登記受托代銷商品賬，代銷商品款賬。受托代銷商品銷售時同庫存商品一樣，錄入銷售出庫單進行處理。需要與供應商結算代銷商品時，錄入受托結算單。受托結算單登記受托代銷商品賬.代銷商品款賬，如當時未付款，則自動登記應付款賬。需要管理發票時，收到對方開具的發票后，可在發票處由受托結算單生成發票。
（8）委托代銷業務通過委托出庫單錄入期初結存的委托代銷商品。如需管理訂單，則錄入銷售訂單，記錄委托代銷商品的訂貨信息。委托商品發貨后，錄入委托出庫單或由訂單生成委托出庫單，自動登記委托代銷商品賬。需要與客戶結算委托代銷商品時，錄入委托結算單，自動登記委托代銷商品賬。如當時未收到貨款，則自動登記應收款賬。如當時收到貨款，則關聯到收款單即可。需要管理發票時，開具給對方發票后，在發票處由委托結算單生成發票。
（9）成本計算系統為您提供了3種商品進價成本核算方法，只能選擇其中的一種方法，所有商品均按所選的一種方法核算成本。沒提供各種商品之間，選擇不同的成本核算方法。具體算法描述見操作手冊。加權平均法移動平均法先進先出法
（1）收入業務收入業務：指您收到的一切銷售款項的業務。包括企業收到所有現金.銀行存款。收款處理：您全部銷售收款業務的處理，是通過系統內的收款單據完成的。收款單是指出納人員記錄一切收取銷售款項信息的單據。單據用途：凡收到的任何款項，只要屬于銷售業務，均應通過此單據記錄。它是登記現金.銀行存款資金報表的依據，是核銷應收款的依據，是統計收款及核銷款項數據的依據。
（2）支出業務支出業務：指您支付一切采購款項的業務。包括企業支付的所有現金.銀行存款。付款處理：您全部采購付款業務的處理是通過系統內的付款單據完成的。付款單是指出納人員記錄一切支付采購款項信息的單據。單據用途：凡支付的任何款項，只要屬于采購業務，均應通過此單據記錄。它是登記現金流水賬.銀行存款流水賬的依據，是核銷應付款的依據，是統計付款及核銷款項數據的依據。
（3）報表查詢系統內所有報表的查詢，全在“賬冊”功能中進行集中管理，所有賬冊報表，包括您所建的賬冊報表，均存放在下面幾個目錄中，內容如下：商品賬表：以商品為線索的賬冊報表均存放在此目錄下，無論您是新建關于商品的賬冊報表，還是查詢已存在的商品賬冊報表，選擇此目錄即可，內容如下：
(1)庫存商品匯總表：它是反映某會計期間的商品期初結存.本期增加.本期減少和期末庫存等庫存商品增減變化和結存情況的報表。通過它可及時掌握庫存的情況，為您制訂采購和銷售商品的規劃，提供詳細的資料。
(2)庫存商品明細賬：它是連續地.系統地記錄的商品期初結存.本期增加.本期減少和期末庫存等庫存商品增減變化和結存情況的賬簿。它的增加方是根據采購入庫單.受托結算單.其它入庫單登記的.它的發出方是根據銷售出庫單.委托結算單.其它出庫單等單據計算成本后登記的。
(3)貨位商品匯總表：它是反映某會計期間的各個倉庫貨位的商品期初結存.本期增加.本期減少和期末庫存等商品實物數量增減變化和結存情況的報表。通過它可及時掌握倉庫實物庫存的數量，便于您加強對倉庫商品進行管理。
(4)貨位商品明細賬：它是連續地.系統地記錄的各個倉庫貨位商品期初結存.本期增加.本期減少和期末庫存等商品實物數量增減變化和結存情況的賬簿。它的增加方是根據采購入庫單.受托入庫單.其它入庫單.組裝拆卸單.商品調撥單登記的.它的發出方是根據銷售出庫單.委托出庫單.其它出庫單.組裝拆卸單.商品調撥單登記的。
（5)貨位商品對照表：它是反映某會計期間的各個倉庫貨位的商品期初結存.本期增加.本期減少和期末庫存等商品實物數量增減變化和結存情況的報表。它與貨位商品匯總表不同的是顯示格式不同，另外在條件查詢時，可以按商品自定義項查詢（有組裝拆卸或調撥單時，自定義查詢條件不可用）。
(6)貨位商品銷售對照表：它與貨位商品對照表不同之處：這張表只顯示商品不同貨位銷售數量.期末結存數量，至于受托/委托業務，其他入庫/出庫業務，商品調撥業務造成不同貨位數量的變化不需要在此表中體現。
(7)商品進銷存表：它是反映某會計期間的商品期初結存.本期增加.本期銷售收入.銷售成本.銷售毛利和期末庫存等庫存商品情況的報表。通過它可及時掌握各個商品的進.銷.存的情況，了解各個商品的毛利情況，為您制訂銷售商品決策提供詳細的資料。
(8)商品貨位表：它是反映到當前會計月時的各個商品在各個倉庫貨位結存數量的報表。通過它可及時掌握商品在各個倉庫結存的實時狀態，便于您加強對倉庫商品進行管理。
(9)商品庫存狀況表：它是反映某會計期間的商品各類出入庫數據和結存數據的報表。通過它可了解采購入庫.受托結算.其它入庫和銷售出庫.委托結算.其它出庫的詳細情況。
(10)商品有效期表：它是反映商品保質期情況的報表。如果您管理了商品的保質期，通過此表可反映商品到“到期日”的天數和超過“到期日”的天數，便于您及時處理快到期的商品，加強商品保質期的管理。
(11)商品超儲短缺表：它是反映各個倉庫貨位商品短缺和積壓情況的報表。通過它可及時了解各種商品的短缺和積壓情況，為您制訂采購和銷售商品的規劃提供資料。
(12)期初庫存商品一覽表：它是反映您在啟用賬套之前錄入的期初庫存商品數據的報表。
(13)其他入庫單一覽表：包括其他入庫單.由盤盈生成的其他入庫單.調撥單調入信息.組裝單的組裝商品信息.拆卸單的散件商品信息等單據信息以列表的形式完整反映出來。
(14)其他出庫單一覽表：包括其他出庫單.由盤虧生成的其他出庫單.調撥單調出信息.組裝單的組裝商品信息.拆卸單的拆卸商品信息等單據信息以列表的形式完整反映出來。供應商賬表：以供貨單位為線索的賬冊報表均存放在此目錄下，無論您是新建關于供應商的賬冊報表，還是查詢已存在的供應商賬冊報表，選擇此目錄即可。內容如下：
(1)應付款匯總表：它是反映某會計期間的所欠各個供應商購貨款情況的報表。通過它可及時掌握所欠各個供應商貨款，為加強資金管理提供詳細的資料?？梢园床块T.業務員查詢各部門或各個業務員所經辦的欠購貨款情況。
(2)應付款明細賬：它是連續地.系統地記錄所欠各個供應商購貨款賬簿。它反映應付款增加.承付的應付款和應付款余額。它的增加方是根據未現款結算的采購入庫單.受托結算庫單登記的.它的減少方是根據付款單登記的。
(3)受托代銷商品匯總表：它是反映某會計期間受各個供應商委托的代銷商品期初結存.本期增加.本期結算和期末未結算的代銷情況的報表。通過它可及時掌握受托代銷商品的情況，為您進行代銷商品結算，制訂商品進貨的規劃，提供詳細的資料。
(4)受托代銷商品明細賬：它是連續地.系統地記錄受各個供應商委托的代銷商品的賬簿。它反映受托代銷商品增加.受托代銷商品結算和期末未結算的受托代銷商品。它的增加方是根據受托入庫單登記的.它的減少方是根據受托結算單登記的。
(5)受托代銷商品款匯總表：它是反映某會計期間受各個供應商委托的代銷商品款的報表。它反映各個供應商代銷商品款增加.代銷商品款結算和期末未結算的代銷商品款。通過它可及時掌握受托代銷商品所形成的代銷商品的情況，為您進行代銷商品的結算，提供詳細的資料。
(6)受托代銷商品款明細賬：它是連續地.系統地記錄受各個供應商委托的代銷商品所形成的代銷商品款物料倉庫的盤點因對象及范圍小，就顯得較簡單。
1、盤點日原則上是每個月的月底下午4小時，盤點時間內，物料倉庫的物品禁止移動，也就是不可以入庫及出庫。
2、盤點人員：①盤點：由倉管各項目盼管人員盤點各自分管的物料。②查驗：由其他物料管理人員查驗盤點人員的盤點票。③盤點票a、為一式兩聯，一聯盤點人自存，一聯掛（貼）在盤點對象品上。b、盤點票為連續編號，便于整理于盤點表上，不會遺漏。c、盤點票上可分為三種顏色：白色—良品黃色—呆滯品紅色—廢品④盤點表將盤點票按白色、黃色、紅色票分類，并按照連續編號轉記于盤點表內即成。盤點表一式三聯；財務；物控；倉庫自存。查驗人員按照盤點表及盤點票進行抽查

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